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永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議，臨時會議也需要心里考慮，會議最大的成本是時間成本，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會議就等于一場集體謀殺。這話聽起來有點(diǎn)冠冕堂皇，然而事實(shí)如此，只是企業(yè)多數(shù)是“差不多主義”。
重大的會議有事先檢查制度，沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。
某些會議前，有必要把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會議室才開始思考。
二、凡是會議，必有主題
開會必須要有明確的會議目的，會議報(bào)告前3頁P(yáng)PT必須顯示會議主題。
沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。
會議的主題，要事先通知與會人員。
三、凡是會議，必有紀(jì)律
開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任，因此主持人必須合適），在會議前先宣布會議紀(jì)律，對于遲到要處罰，對于會議上不安流程進(jìn)行要提醒，對于發(fā)言帶情緒要提醒，對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。
四、凡是會議，會前必有議程
在會議之前明確清楚的會議議程，會議運(yùn)營人員要在會前做說明，使得參會人員了解目的、時間、內(nèi)容，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。
五、凡是會議，必有結(jié)果
開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對大家時間的浪費(fèi)，所以，會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，會議時間最好控制在1.5-2H以內(nèi)。
會議主持人要設(shè)置時間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會議的決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。
沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
六、凡是會議，必有訓(xùn)練
把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資，讓員工快速成長。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯，提示技能，本質(zhì)是提高了時間價值。有專門針對如何開會的培訓(xùn)，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”，許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練，會讓公司的會議變得高效。
開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會化險(xiǎn)為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評，在會中 要做到就事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別 人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。
有時候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。
七、凡是開會，必須守時
設(shè)定時間，準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束：準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時間，開會一定要準(zhǔn)時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。
如果一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。
八、凡是開會，必有記錄
一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中 明確說明，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病，由于會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。
九、凡是散會，必有事后追蹤
“散會不追蹤，開會一場空”。
加強(qiáng)稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整，確保各項(xiàng)會議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。
十、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式
① 開會+不落實(shí)=零
② 布置工作+不檢查=零
③ 抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。
行政部 倪新慧
